雇用契約書とNDAを電子署名へ。人事管理システムHoorayHRのCMサイン導入事例

「契約書を印刷し、署名し、郵送する」という従来の方法は、特にプリンターを所持していない人には時間、費用負担が大きく掛かります。また、グローバル化やIT技術の進化により、遠隔で契約をかわす機会も増えてきたのではないでしょうか。そのような状況で活用できるのが、電子署名サービスです。今回は、CM.comが提供する電子署名サービス「CMサイン」のHRシステムへの導入事例をご紹介したいと思います。


電子署名サービスCMサインとは

CM.comが提供する電子署名サービス「CMサイン」は、eIDAS(EU圏の電子取引規制)だけではなく、日本の電子署名法にも準拠しています。電子認証には日本を始めとして世界中の電子署名で使われているGlobalSignを採用しています。署名者の本人確実性を担保するために二段階認証機能を実装しており、安全でリーズナブルなサービスです。

また、個社のサービス仕様に合わせてAPIで電子署名機能を自由に実装することができます。それぞれのブランドやUIにフィットする電子署名機能の構築が可能であり、顧客は電子署名プラットフォームサービスと契約する必要がありません。


顧客管理システムとCMサインでHRプロセスをよりシンプルで迅速に

さまざまなHRソリューションを提供するオランダのHoorayHRにおける、CMサインの導入事例をご紹介します。

HoorayHRとは

HoorayHRは、オランダの企業が提供する顧客管理システムです。主に5〜100人規模の企業が人事業務プロセスを円滑にすることをサポートしており、人事契約や勤怠管理、残業登録など、多くの便利な機能がひとつに集約されています。これまでエクセルやスプレッドシートでバラバラに管理していたすべてのHR情報が一括で管理できます。

電子署名サービスCMサインを使い始めた背景

HoorayHRがCMサインを使い始めたのは2021年。遠隔地で働く人が増えているため、契約書にデジタルで署名したいという需要が高まってきたことが導入のきっかけでした。

「契約書を印刷し、署名し、郵送する、という従来の方法は簡単な作業ではありません。特にプリンターを所持していない人には時間、費用負担が大きく掛かります。HoorayHRは電子署名サービス、CMサインを導入したことで新たなビジネスソリューションを得らることができました。HoorayHRの顧客は、雇用契約やNDA(秘密保持契約)にCMサインを使用しています。CMサインでの署名作業は迅速かつ正確で、文書の送信も含め2分以内で完了できます」

と、HoorayHRの創設者シュレン氏は言います。


電子署名API実装によりHoorayHRの機能をそのまま活用できる

HoorayHRとCMサインの接続にはAPIが使われています。つまり、HoorayHRのテンプレートをそのまま使用しながら、CMサインの電子署名を利用できます。

「CMサインの導入は最初からとてもスムーズにでき、顧客が利用するのも簡単でした。HoorayHR上では契約文書のテンプレートを使って文書を作成することができるため、電子署名契約は本当に簡単。顧客は最短数分以内に雇用契約書やNDAを作成して、オンライン上で契約締結ができます」

エコシステムのパートナーとしての相乗効果

HoorayHRにとって、信頼のおける企業とのコラボレーションは重要な要素でした。

「私たちは個人情報を扱っているので、データ管理に関しては、CM.comのようなプロ集団と協力することが重要です。最終的には、そのプロフェッショナリズムが我々に反映されるのです。」

多くの企業にとって、電子署名ソフトウェアを単独で導入することは必ずしも有益ではありません。

「CM.comがすばらしいサービスを提供してくれたおかげで、私たちは自分たちのサービスであるHRプロセスを最適化することにフォーカスできます。HoorayHRとCM.comはエコシステムのパートナーとしての相乗効果を信じています。お互いに助け合って、製品を革新したり改善したりしていくことができます」


電子署名CMサインは優れたユーザビリティー

シュレン氏はCM.comのサポートにも非常に満足していると話してくれました。

「グローバルな大企業でありながら、CMサインの導入にあたっては、いつでもサポートしてくれる担当者がいました。 HoorayHRの顧客は、複数の機能から使いたいサービスを選ぶことができ、オンラインでCMサインを購入することが可能です。CMサインをインストールすると、担当者が使い方を案内してくれます。CM.comの担当者は、APIを通じて顧客をサポートしてくれ、非常に効果的に機能しています」

CMサインは中小企業に適した電子署名サービス

シュレン氏によると、CMサインは特に従業員10〜100人の中堅企業に適しているといいます。そのような企業では、管理部門を迅速に立ち上げなければならなく、契約をデジタルで結ぶことができれば、プロセス全体の一部をコントロール下におくことができるからです。

最後に、CMサインの導入にあたってアドバイスをいただきました。

「CMサインを利用する際には、顧客にどのようなプロセスが伴うのか、API接続を有効にするためには何が必要なのか、何を期待するのかを慎重に検討してください。CMサインを使い始める前から、顧客がとるプロセスを明確にイメージしておくことが重要です。すべての人にCMサインを勧めます。私たち自身も、自分たちの業務や書類にCMを使っています」

国際法に対応した電子署名サービスを雇用契約やNDAで

煩雑な契約業務を効率化したい、顧客により快適なサービスを提供したいと考えていらっしゃる方は、ぜひ一度CMサインをご検討ください。CMサインは日本国内の電子署名法、アメリカのESIGN法、ヨーロッパのEIDAS準拠しているため国内・国際取引に対応した電子署名機能を提供できます。 また、API実装により電子署名サービスを別途併用することなく、御社サービス上でCMサインを利用することが可能です。