1. 一般概要

CMサインはオンラインの電子署名サービスです。本ガイドは貴社にCMサインを導入する方法を説明した文書です。導入に関してご不明点がございましたら、担当営業またはウェブサイトのお問合せフォームへご連絡ください。  

本ガイドは英語バージョンを翻訳したもので、詳しくは英語バージョンをご参照ください

https://docs.cmdisp.com/sign/latest/CM_Sign_Implementation_Guide.pdf

  1. 本ガイドの構成

本ガイドはCMサインを自社システムへAPI連携をされる際の補足資料です。CMサインはAPI連携もしくは、当社が提供しているウェブプラットフォームでご利用いただけます。本ガイドの前半ではCMサインの基本機能や署名フローに関してご案内します。後半は導入に関する技術的な内容となっています。 

 

  1. 役割

役割

説明

エンドユーザー (End user) /

署名者 (Invitee)

書類をレビューまたは署名する人物。

組織 (Organization)

CMサインで署名をする全ての組織はご利用につきCMの認証サービスに同意いただくことになります。

書類オーナー 

(Dossier owner)

組織内で書類(Dossier)を作成した人物。

 

1.3 留意事項

CMサインはヨーロッパの情報保護法、GDPR(General Data Protection Regulation)に則り、一定の期間が過ぎた書類は自動で削除されます。

(45日を過ぎたら自動で削除)

 

そのため、CMサイン利用企業は契約が締結した書類はダウンロードして自社にて保管していただく必要があります。もし、大量に契約書を締結する予定がございましたら、事前に担当営業にご相談ください。

弊社のプラットフォーム(APIではなく)をご利用のお客様で契約書データを無期限で保存希望のお客様は別途ご契約書の締結が必要になりますので営業担当までご連絡ください。

 

2. サービス概要

CMサインでは、PDFファイルの契約書をオンラインで署名できます。大まかな書類作成から署名までのフローは下記の通りです。

 

  1. 法務レビューが完了したPDFファイルの契約書をアップロード

  2. 署名欄、日付欄、イニシャル欄などを追加して書類を完成させる

  3. 署名依頼を作成し、送信

  4. 署名依頼を受け取ったエンドユーザーは、署名依頼に記載されているURLをクリックして書類を確認し署名

  5. エンドユーザーにウェブ上で署名またはレビューを行う箇所が表示される

  6. 書類オーナー(作成者)は署名されると署名完了通知をメールで受信する

  7. 書類オーナー(作成者)は署名が完了した契約書と監査報告書をダウンロード

2.1 書類(Dossiers)

書類(Dossiers)機能では、電子署名用の書類作成および署名者への通知ができます。

 

  1. 書類ファイル: 契約書のPDFファイル

  2. 署名者: 書類を確認または署名する人物 (詳細は2.2を参照)

  3. オーナー: 書類を作成した人物。署名通知や書類の変更に関する通知を受け取る

  4. リマインダー: 署名者が署名をしていない場合に署名者へ送られるリマインド(通知署名期限は30日であるが、最大90日まで期限を伸ばす設定をすることも可能)

2.2 署名者(Invitees)

署名者とは、書類へ署名をするために書類オーナーからアサインされた人物を指します。

 

  1. フィールド: 署名、日付、イニシャル等を署名者が記入する欄 (詳細は2.3を参照) 

  2. 氏名: 署名者とコミュニケーションを取る時に使用する氏名

  3. Email: 署名者に通知や署名済みの書類を送る宛先

  4. ポジション: 署名の順番。数が小さい人から順番に署名依頼が送られます。ポジション1の人が署名をしなければ、ポジション2の人へ依頼が送られない

  5. レビューのみ:書類のレビューのみ行う

  6. 閲覧専用: 署名ではなく、契約書の閲覧権限のみがある人物 

 

2.3 フィールド

書類に配置できる署名欄、日付欄、イニシャル欄等を指し、各フィールドに入力者(署名者)を設定します。 

 

  1. 署名欄: 署名者が署名をするフィールド

  2. 署名日欄: 署名者が署名をした日が自動的に反映される

  3. イニシャル欄: 署名者のイニシャルを入力するフィールド

  4. テキスト欄: 署名者が入力できる自由テキスト欄 

  5. ラベル欄: 事前に挿入されたテキスト欄

2.4 署名用URL

各署名者に固有の署名用のURLが発行されます。CMサインのプラットフォームから送る署名依頼通知に自動で反映されます。署名期日をカスタム設定できます。

 

2.5 電子署名

PDFでCMサイン上で作成された書類は電子証明書つきの電子署名となります。CMサインに付与される電子証明書は、Adobe社のAdobe Approved Trust Listとして認定されています。この電子証明書は書類が改ざんされておらず、誰がいつ署名したかを証明します。

 

2.6 監査報告書(Audit Report)

監査報告書は書類に関する様々な情報やエビデンスを記録したレポートです。監査報告書には、書類情報、書類オーナー、署名者、フィールド、事象が記録されています。 

(詳細は3.3を参照)

 

3. 書類に署名をする方法

この章では、署名フローを説明します。

 

3.1 署名依頼メール

書類オーナーは署名して欲しい人物にプラットフォームから署名依頼のメールを送ります。署名依頼メールには署名するための固有のURLが記載されています。インターネット接続のあるパソコン、スマートフォン、タブレットで表示可能です。

※メールは日本語、英語、フランス語、ドイツ語、オランダ語に対応しています。

※オプション(追加料金)で署名依頼メールのデザインを変更できます。

 

スクリーンショットの画面 自動的に生成された説明

 

3.2 契約書へアクセス

署名依頼メールに記載されているURLにクリックし、インターネットブラウザ上で契約書を表示させます。書類の冒頭でCMサインの利用規約への同意が求められます。

 

スクリーンショットの画面 自動的に生成された説明

 

署名者へ記入を求めているフィールドはハイライトされて表示されます。ヘッダー右側の青いボタンをクリックすると、次のフィールドへ画面が飛びます。

 

スクリーンショットの画面 自動的に生成された説明

 

署名欄やイニシャル欄をクリックすると署名用の入力欄がポップアップで表示されます。トラックパッド、マウス、タッチペン、指等、使っているデバイスに合った方法で入力できます。

スクリーンショット, 抽象 が含まれている画像 自動的に生成された説明

 

全てのフィールドの入力が完了した際、最終確認を求めるポップアップが表示されます。

このポップアップで登録完了ボタンを押すと署名が完了したことになります。スクリーンショットの画面 自動的に生成された説明

 

全ての署名者による署名が完了した際、書類オーナーのメールアドレスに署名完了の通知が送られます。

 

スクリーンショットの画面 自動的に生成された説明

 

3.3 監査報告書(Audit Report)

書類オーナーへ監査報告書が送られます。報告書には書類に対して行われた全てのアクションの詳細が記録されています。

スクリーンショットの画面 自動的に生成された説明

 

4. API連携

CMから付与される専用クレデンシャルを使って他のシステムとAPI連携をさせることができます。詳細はCM.comのオンラインAPIドキュメントスワッガー情報をご確認ください。

 

4.1 シナリオ

下記のような表示があった際は対応方法として参考にしてください。

 

全ての関係者による署名が完了しました

→ 書類が完成し、署名された文書をダウンロードできます

・書類の有効期限が切れています。

→ 書類をもう一度作成してください

下記の書類への署名依頼が届いています。

 → URLを署名者に送信する必要があります

・署名の有効期限が切れています。

 → 署名依頼をもう一度作成してください

 

4.2 Webhook

各アクションに対する通知を受け取るためには、Webhookの設定が必要です。メール通知の設定に追加することで設定できます。